Navigation durch die neue QMSR der FDA
Von Maria Dolores Granados Ruiz, Senior Consultant für regulatorische Angelegenheiten und Qualität von Medizinprodukten bei Rephine
Am 2. Februar 2024 veröffentlichte die U.S. Food and Drug Administration (FDA) im Federal Register die endgültige Fassung der neuen Quality Management System Regulation, die die aktuellen Anforderungen der Quality System Regulation (bekannt als „QS-Regulation“ oder „QSR“), kodifiziert in 21 CFR Teil 820 und etabliert im Jahr 1996, ändert. Der überarbeitete Teil 820 trägt nun den Titel Quality Management System Regulation („QMSR“).
Ziel der Änderung ist es, den regulatorischen Rahmen der FDA an den internationalen Konsensstandard anzugleichen, der von den Aufsichtsbehörden in anderen Ländern verwendet wird. Diese Änderung zielt darauf ab, unnötige, doppelte regulatorische Anforderungen zu beseitigen, Marktzugangshemmnisse zu beseitigen, Barrieren für den Patientenzugang abzubauen und Kosten zu senken.
Die FDA hat dieses Ziel in erster Linie dadurch erreicht, dass sie die internationale Norm ISO 13485:2016, Medizinprodukte – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen für regulatorische Zwecke, durch Bezugnahme einbezogen (IBR) hat. Die Einbeziehung durch Bezugnahme bedeutet, dass die FDA die Anforderungen der ISO 13485:2016 formell anerkennt und auf 21 CFR Teil 820 anwendet, indem sie die Norm zitiert, anstatt ihren vollständigen Text zu reproduzieren. Der Kongress hat die Einbeziehung durch Bezugnahme genehmigt, um den Umfang des im Federal Register und im Code of Federal Regulations (CFR) veröffentlichten Materials zu reduzieren.
Die Regel ändert den Titel der Verordnung und legt zusätzliche Anforderungen fest, die bestimmte Erwartungen und bestimmte Konzepte der ISO 13485:2016 verdeutlichen. Diese Ergänzungen stellen sicher, dass die Einbeziehung der ISO 13485:2016 durch Bezugnahme keine Inkonsistenzen mit anderen geltenden FDA-Anforderungen verursacht.
Übergangszeitraum
Die FDA wird ab dem Geltungsdatum, dem 2. Februar 2026, mit der Durchsetzung der QMSR-Anforderungen beginnen. Bis dahin müssen die Hersteller die aktuelle QSR einhalten.
Die FDA beabsichtigt, eine Vielzahl von Implementierungsaktivitäten durchzuführen, darunter die Aktualisierung von Informationstechnologiesystemen, die Überarbeitung relevanter Vorschriften und anderer Dokumente, die von den neuen Anforderungen betroffen sind (Compliance-Programme und Leitliniendokumente), sowie die Kommunikation und Aufklärung der Beteiligten über die Änderung.
Während dieser Zeit wird die FDA auch ihren Inspektionsprozess (Quality System Inspection Technique, bekannt als QSIT) überarbeiten, um die neuen QMSR-Anforderungen widerzuspiegeln, und die FDA-Mitarbeiter werden geschult, um sicherzustellen, dass sie gut auf die Umsetzung des aktualisierten Inspektionsprozesses vorbereitet sind.
Hintergrundinformationen zur Notwendigkeit, die QSR in QMSR zu ändern
Die QSR wurde 1996 als 21 CFR Teil 820 eingeführt, um die Current Good Manufacturing Practice (CGMP)-Anforderungen für Medizinprodukte in den Vereinigten Staaten festzulegen. Diese Überarbeitung beinhaltete Designkontrollen als Reaktion auf den Safe Medical Devices Act (SMDA), der hervorgehoben hatte, dass eine beträchtliche Anzahl von Rückrufen von Medizinprodukten durch Designmängel verursacht wurde, und bot einen robusten regulatorischen Rahmen zur Gewährleistung der Sicherheit und Wirksamkeit von Medizinprodukten. In den folgenden Jahrzehnten entwickelte sich jedoch die globale Regulierungslandschaft, wodurch die Notwendigkeit einer Modernisierung immer deutlicher wurde.
In den 1990er Jahren begannen die Aufsichtsbehörden weltweit, auf eine Harmonisierung der Qualitätsstandards hinzuarbeiten, um Ineffizienzen zu reduzieren und den internationalen Handel zu erleichtern. Im Jahr 1996 wurde die Norm ISO 13485 erstmals als weltweit anerkannte Qualitätsmanagementsystemnorm (QMS) für Medizinprodukte veröffentlicht. Im Laufe der Jahre hat sich die ISO 13485 zum Maßstab für die QMS-Anforderungen an Medizinprodukte entwickelt und ist in Europa, Kanada, Japan, Australien und vielen anderen Märkten weit verbreitet.
Während die QSR der FDA unverändert blieb, wurde die ISO 13485 in den Jahren 2003 und 2016 grundlegend überarbeitet, wobei risikobasierte Ansätze, verbesserte Lieferantenkontrollen und eine stärkere regulatorische Angleichung einbezogen wurden. Die Version 2016 der ISO 13485 wurde zum globalen Goldstandard, was die Notwendigkeit einer regulatorischen Konvergenz zwischen den US-amerikanischen und internationalen Anforderungen verdeutlichte.
Mit zunehmender Bedeutung der ISO 13485 sahen sich US-amerikanische Hersteller, die international tätig sind, mit einer erheblichen Compliance-Belastung konfrontiert. Sie mussten sowohl die QSR (für die FDA-Zulassung) als auch die ISO 13485 (für internationale Märkte) einhalten. Obwohl die beiden Rahmenwerke in vielerlei Hinsicht ähnlich waren, bedeuteten Unterschiede in der Struktur und den spezifischen Anforderungen, dass die Hersteller separate Audits durchlaufen, eine doppelte Dokumentation führen und redundante Schulungsprogramme durchführen mussten. Diese Situation führte zu Ineffizienzen, zusätzlichen Kosten und stellte Herausforderungen bei der Aufrechterhaltung der Compliance in verschiedenen regulatorischen Umgebungen dar. In Anerkennung dieses Problems begann die FDA, sich an internationalen Harmonisierungsbemühungen zu beteiligen.
In Anerkennung der wachsenden Divergenz zwischen QSR und ISO 13485 kündigte die FDA im Jahr 2018 ihre Absicht an, 21 CFR Teil 820 zu modernisieren, indem sie ihn an die ISO 13485:2016 angleicht. Im Februar 2022 veröffentlichte die FDA eine vorgeschlagene Regel zur Änderung von 21 CFR Teil 820, die die QSR durch die QMSR ersetzt. Nach Branchenfeedback, Konsultationen mit Interessengruppen und einer Überprüfung durch den Device Good Manufacturing Practice (DGMP) Advisory Committee wurde die endgültige Regel im Februar 2024 veröffentlicht.
Allgemeiner Überblick über die endgültige Regel
Während die QSR ausreichende und wirksame Anforderungen für die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines QMS enthielt, haben sich die regulatorischen Erwartungen an QMS seit der Einführung der QSR vor über 20 Jahren weiterentwickelt. Durch die Einbeziehung der ISO 13485:2016 durch Bezugnahme verlangt die FDA ausdrücklich die aktuellen, international anerkannten regulatorischen Erwartungen an QMS für Geräte, die der Gerichtsbarkeit der FDA unterliegen.
Die FDA räumt jedoch ein, dass die ausschließliche Verwendung der ISO 13485 ohne Klarstellung oder Änderung zu Inkonsistenzen mit dem gesetzlichen und regulatorischen Rahmen der FDA führen könnte. Um dies zu beheben, hat die FDA zusätzliche Definitionen und Bestimmungen in die neue QMSR aufgenommen.
Eines der Hauptziele der QMSR war es, die Verordnung zu vereinfachen und zu rationalisieren. Wo immer möglich, hat die FDA daher die Anforderung der ISO 13485 ohne Änderung übernommen oder eine Anforderung geschaffen, die die korrelierende Anforderung in der ISO 13485 ersetzt. Es gibt einige Ausnahmen, in denen die FDA Konzepte klargestellt oder spezifische Klauseln in der ISO 13485 ergänzt hat, aber insgesamt ändert die FDA die Klauseln in der ISO 13485 nicht.
Wesentliche Bestimmungen der QMSR
21CFR820 wurde hauptsächlich durch IBR der QMS-Anforderungen der ISO 13485:2016 geändert.
Geänderter Verordnungstitel, von QSR zu QMSR.
QMSR behält den gleichen Anwendungsbereich wie QSR: Hersteller von fertigen Medizinprodukten. Die Bestimmungen gelten für jedes fertige Gerät, das für den menschlichen Gebrauch bestimmt ist und in einem Bundesstaat oder Territorium der Vereinigten Staaten, dem District of Columbia oder dem Commonwealth of Puerto Rico hergestellt, importiert oder zur Einfuhr angeboten wird.
QMSR hat viele der Bestimmungen geändert und zusätzliche Anforderungen und Bestimmungen festgelegt, die bestimmte Erwartungen und bestimmte Konzepte der ISO 13485 verdeutlichen.
QMSR behält spezifische Anforderungen, die für US-amerikanische Vorschriften gelten: Unique Device Identification (UDI), Medical Device Tracking Requirements (Rückverfolgbarkeit), Bearbeitung von Beschwerden, Medical Device Reporting und Warnhinweise.
Durch die Übernahme der ISO 13485:2016 integriert die QMSR das Risikomanagement in alle ihre Anforderungen und betont ausdrücklich Risikomanagementaktivitäten und risikobasierte Entscheidungsfindung als wichtige Elemente eines wirksamen Qualitätssystems. Die Integration des Risikomanagementprozesses über den gesamten Lebenszyklus des Geräts hinweg ist nun klarer.
Die FDA hat konforme Änderungen an 21 CFR Teil 4 vorgenommen, um die Geräte-QMS-Anforderungen für Kombinationsprodukte zu verdeutlichen. Diese Änderungen haben keine Auswirkungen auf die CGMP-Anforderungen für Kombinationsprodukte.
Von FDA QSR zu QMSR: Die großen Änderungen
Die FDA hat sich stark an der Entwicklung der ISO 13485 beteiligt, daher ist es nicht verwunderlich, dass die Anforderungen zwischen der QSR (aktuelle 21CFR820) und der ISO 13485:2016 bereits im Wesentlichen ähnlich waren und die QMSR-Änderungen die Anforderungen an die QSR nicht grundlegend verändern.
Dennoch gibt es einige wesentliche Änderungen, die Hersteller kennen müssen, um einen effektiven Übergang von QSR zu QMSR zu gewährleisten:
- Struktur der QMSR: Die Titel und Unterteile der QMSR wurden überarbeitet, um sie an die ISO 13485:2016 anzugleichen, und entfernt diejenigen Unterteile, die die FDA als im Wesentlichen ähnlich eingestuft hat.
[Reserviert] bedeutet, dass es derzeit keine obligatorischen Inhalte in diesem Abschnitt gibt, aber in Zukunft könnte die FDA dort neue Anforderungen festlegen.
Einbeziehung durch Bezugnahme: Die FDA hat die aktuelle Version 2016 der ISO 13485 und die aktuelle Version 2015 von Klausel 3 der ISO 9000 durch Bezugnahme einbezogen.
- Terminologie (QMSR 820.3):
- Die Definitionen in Klausel 3 der ISO 13485 und ISO 9000 gelten nun für die QMSR, mit Ausnahme der in §820.3(b) genannten Begriffe oder der gesetzlichen Definitionen in Abschnitt 201(h) des FD&C Act (21 USC 321). Die enthaltenen Begriffe sind implantierbares Medizinprodukt, Hersteller, Organisation, Nacharbeit sowie Sicherheit und Leistung.
- Die QMSR definiert fünf zusätzliche Begriffe, die in der ISO 13485 und Klausel 3 der ISO 9000 nicht definiert sind: Komponente, FD&C Act, Fertiges Gerät, Menschliche Zelle, Gewebe oder zelluläres oder gewebebasiertes Produkt (HCT/P), das als Gerät reguliert wird, Wiederaufbereiter.
- Alle Verweise auf die Device Master Record wurden entfernt, zugunsten des ISO 13485-Begriffs „Medical Device File“.
- Zusätzliche Anforderungen (QMSR 820.10): Abschnitt §820.10(b)(i) bis (iv) (Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem) verknüpft entsprechende ISO 13485-Klauseln mit den zusätzlichen geltenden FDA-Anforderungen für Medizinprodukte:
- 21 CFR Part 830: Unique Device Identification (UDI) (Klausel 7.5.8 ISO 13485:2016)
- 21 CFR Part 821: Medical Device Tracking Requirements (Rückverfolgbarkeit) (Klausel 7.5.9.1 ISO 13485:2016)
- 21 CFR Part 803: Medical Device Reporting (Klausel 8.2.3 ISO 13485:2016)
- 21 CFR 806: Medical Devices; Reports of Corrections and Removals (Klauseln 7.2.3, 8.2.3 und 8.3.3 ISO 13485:2016)
- Aufzeichnungskontrolle (QMSR 820.35):
- QMSR übernimmt die Anforderungen an die Aufzeichnungskontrolle aus Klausel 4.2.5 der ISO 13485:2016.
- Zusätzlich zur Erfüllung der Anforderungen in ISO 13485:2016, Klausel 4.2.5, müssen Hersteller auch die zusätzlichen Anforderungen in Abschnitt §820.35, Kontrolle von Aufzeichnungen, erfüllen:
- Informationen, die gemäß 21 CFR Part 803 in Bezug auf Beschwerde- und Serviceaktivitäten erforderlich sind.
- Dokumentation, die erforderlich ist, um die Unique Device Identification (UDI)-Anforderungen von 21 CFR Part 830 zu erfüllen.
- Vertraulichkeit von Aufzeichnungen, die an die FDA gesendet und von ihr empfangen werden.
- Kennzeichnung und Verpackung (QMSR 820.45): Nach Ansicht der FDA „behandelt die ISO 13485:2016 die Inspektion der Kennzeichnung durch den Hersteller“ nicht ausreichend. Daher hat die FDA ihre Bestimmungen aus der bestehenden QSR beibehalten, da sie diese für überlegen hält. Dies bedeutet, dass Hersteller Klausel 7.5.1 der ISO 13485 und Abschnitt 820.45 der QMSR befolgen müssen.
- Risikomanagement: QMSR stimmt mit ISO 13485:2016 überein und betont das proaktive Risikomanagement während des gesamten Produktlebenszyklus, von Design und Entwicklung bis hin zu Produktion und Post-Market-Aktivitäten.
Was passiert, wenn die ISO 13485:2016 überarbeitet wird?
ISO-Normen werden routinemäßig überprüft und können alle fünf Jahre aktualisiert werden. Alle zukünftigen Überarbeitungen der ISO 13485 müssten bewertet werden, um die Auswirkungen der Änderungen zu bestimmen und festzustellen, ob die QMSR geändert werden sollte. Bei Bedarf werden Änderungen an der QMSR durch eine Rechtssetzung umgesetzt.
Welche Unternehmen sind von dieser regulatorischen Änderung betroffen?
Die folgenden Arten von Unternehmen können von dieser Änderung betroffen sein:
– US-amerikanische Hersteller von fertigen Medizinprodukten und In-vitro-Medizinprodukten.
– Ausländische Unternehmen von Medizinprodukten und In-vitro-Medizinprodukten, die in die USA exportieren.
– Lieferanten von Materialien, Komponenten oder Teilen von fertigen Geräten sowie Drittanbieter von Dienstleistungen und Aufarbeitern, die für die Sicherheit, Leistung oder regulatorische Compliance des fertigen Geräts von entscheidender Bedeutung sind.
Obwohl diese Unternehmen nicht unter den Anwendungsbereich von 21CFR820 (820.1-Scope) fallen, ermutigt dieselbe Verordnung sie, die geltenden Anforderungen der QMSR einzuhalten, und die FDA hat die rechtliche Befugnis, jedes Unternehmen zu inspizieren, das an der Herstellung oder Kontrolle von Medizinprodukten beteiligt ist, wenn seine Arbeit für die Sicherheit, Leistung oder regulatorische Compliance des endgültigen Geräts von entscheidender Bedeutung ist.
Darüber hinaus können diese Unternehmen eine technische Qualitätsvereinbarung mit dem Hersteller des fertigen Geräts haben, die die Verpflichtung zur Einhaltung der geltenden Teile der Verordnung und/oder der ISO 13485 festlegt.
Wie kann Rephine Unternehmen helfen, sich an die neue QMSR anzupassen?
Da sich der Stichtag für den Übergang, der 2. Februar 2026, nähert, ist es wichtig, die notwendigen Änderungen richtig zu planen und umzusetzen. Rephine, als Qualitäts- und Regulierungsberatungsunternehmen für die Medizintechnikbranche, kann Unternehmen, die von der Umstellung von QSR auf QMSR betroffen sind, in allen empfohlenen Phasen unterstützen:
- Identifizieren und verstehen Sie regulatorische Änderungen. Machen Sie sich mit QMSR, ISO 13485:2016 und Klausel 3 der ISO 9000:2015 vertraut.
- Führen Sie eine Gap-Analyse Ihres aktuellen QMS und Ihrer Verfahren durch, um die Lücken bei der Erfüllung der regulatorischen Anforderungen zu identifizieren. Identifizieren Sie die Unterschiede.
- Überarbeiten Sie Prozesse und Verfahren, um die notwendigen Änderungen zu berücksichtigen.
- Schulen Sie Mitarbeiter in überarbeiteten Prozessen und Verfahren.
- Interne Audits zur Bewertung der Umsetzung der QMSR-Anforderungen.
