Orientarsi nel nuovo QMSR della FDA
Di Maria Dolores Granados Ruiz, Consulente senior per la qualità e le normative sui dispositivi medici presso Rephine
Il 2 febbraio 2024, la Food and Drug Administration (FDA) statunitense ha pubblicato nel Federal Register la versione definitiva della norma relativa al nuovo Quality Management System Regulation, che modifica gli attuali requisiti del Quality System Regulation (noto come ‘QS regulation’ o ‘QSR’) codificato nel 21 CFR parte 820 e stabilito nel 1996. La parte 820 rivista è ora intitolata Quality Management System Regulation (‘QMSR’).
L’obiettivo della modifica è allineare il quadro normativo della FDA allo standard di consenso internazionale utilizzato dalle autorità di regolamentazione di altre giurisdizioni. Questo cambiamento mira a rimuovere requisiti normativi duplicati non necessari, eliminare gli impedimenti all’accesso al mercato, ridurre le barriere all’accesso dei pazienti e abbassare i costi.
La FDA ha raggiunto questo obiettivo principalmente incorporando per riferimento (IBR) lo standard internazionale ISO 13485:2016, Dispositivi medici — Sistemi di gestione per la qualità — Requisiti per scopi regolamentari nel nuovo regolamento. L’incorporazione per riferimento significa che la FDA riconosce e applica formalmente i requisiti della norma ISO 13485:2016 al 21 CFR Parte 820 citando lo standard piuttosto che riprodurne il testo completo. Il Congresso ha autorizzato l’incorporazione per riferimento per ridurre il volume di materiale pubblicato nel Federal Register e nel Code of Federal Regulations (CFR).
La norma modifica il titolo del regolamento e stabilisce requisiti aggiuntivi che chiariscono alcune aspettative e alcuni concetti utilizzati nella norma ISO 13485:2016. Queste aggiunte assicurano che l’incorporazione per riferimento della norma ISO 13485:2016 non crei incongruenze con altri requisiti FDA applicabili.
Periodo di transizione
La FDA inizierà a far rispettare i requisiti QMSR alla data di entrata in vigore, 2 febbraio 2026. Fino ad allora, i produttori sono tenuti a rispettare l’attuale QSR.
La FDA intende intraprendere una serie di attività di implementazione, tra cui l’aggiornamento dei sistemi informatici, la revisione delle normative pertinenti e di altri documenti interessati dai nuovi requisiti (programmi di conformità e documenti di orientamento) e la comunicazione e l’istruzione delle parti interessate in merito al cambiamento.
Inoltre, durante questo periodo, la FDA rivedrà anche il suo processo di ispezione (Quality System Inspection Technique, noto come QSIT) per riflettere i nuovi requisiti QMSR e il personale della FDA sarà formato per garantire che sia ben preparato a implementare il processo di ispezione aggiornato.
Informazioni generali sulla necessità di modificare il QSR in QMSR
Il QSR è stato introdotto nel 1996 come 21 CFR Parte 820 per stabilire i requisiti delle Current Good Manufacturing Practice (CGMP) per i dispositivi medici negli Stati Uniti. Questa revisione ha incorporato i controlli di progettazione in risposta al Safe Medical Devices Act (SMDA) che aveva evidenziato che un numero significativo di richiami di dispositivi medici era causato da carenze legate alla progettazione, fornendo un solido quadro normativo per garantire la sicurezza e l’efficacia dei dispositivi medici. Tuttavia, nei decenni successivi, il panorama normativo globale si è evoluto, rendendo sempre più evidente la necessità di una modernizzazione.
Durante gli anni ’90, gli organismi di regolamentazione di tutto il mondo hanno iniziato a lavorare per l’armonizzazione dei requisiti del sistema di qualità per ridurre le inefficienze e facilitare il commercio internazionale. Nel 1996, lo standard ISO 13485 è stato pubblicato per la prima volta come standard di sistema di gestione della qualità (SGQ) riconosciuto a livello globale per i dispositivi medici. Nel corso degli anni, la norma ISO 13485 è diventata il punto di riferimento per i requisiti SGQ dei dispositivi medici, con un’ampia adozione in Europa, Canada, Giappone, Australia e molti altri mercati.
Mentre il QSR della FDA è rimasto invariato, la norma ISO 13485 ha subito importanti revisioni nel 2003 e nel 2016, incorporando approcci basati sul rischio, controlli dei fornitori migliorati e un più forte allineamento normativo. La versione 2016 della norma ISO 13485 è diventata il gold standard globale, spingendo alla necessità di una convergenza normativa tra i requisiti statunitensi e internazionali.
Man mano che la norma ISO 13485 ha guadagnato importanza, i produttori statunitensi che operano a livello internazionale hanno dovuto affrontare un onere di conformità significativo. Erano tenuti a rispettare sia il QSR (per l’approvazione della FDA) sia la norma ISO 13485 (per i mercati internazionali). Sebbene i due quadri fossero simili per molti aspetti, le differenze nella struttura e nei requisiti specifici significavano che i produttori dovevano sottoporsi a audit separati, mantenere una doppia documentazione e condurre programmi di formazione ridondanti. Questa situazione ha creato inefficienze, aumentato i costi e posto sfide nel mantenimento della conformità in diversi ambienti normativi. Riconoscendo questo problema, la FDA ha iniziato a partecipare agli sforzi di armonizzazione internazionale.
Riconoscendo la crescente divergenza tra QSR e ISO 13485, nel 2018 la FDA ha annunciato la sua intenzione di modernizzare il 21 CFR Parte 820 allineandolo alla norma ISO 13485:2016. Nel febbraio 2022, la FDA ha pubblicato una proposta di norma per modificare il 21 CFR Parte 820, sostituendo il QSR con il QMSR. A seguito del feedback del settore, delle consultazioni con le parti interessate e della revisione da parte del Device Good Manufacturing Practice (DGMP) Advisory Committee, la norma definitiva è stata pubblicata nel febbraio 2024.
Panoramica generale della norma definitiva
Mentre il QSR forniva requisiti sufficienti ed efficaci per la creazione e il mantenimento di un SGQ, le aspettative normative per il SGQ si sono evolute da quando il QSR è stato implementato più di 20 anni fa. Incorporando la norma ISO 13485:2016 per riferimento, la FDA richiede esplicitamente le attuali aspettative normative riconosciute a livello internazionale per il SGQ per i dispositivi soggetti alla giurisdizione della FDA.
Tuttavia, la FDA riconosce che fare affidamento sulla norma ISO 13485 senza chiarimenti o modifiche potrebbe creare incongruenze con il quadro normativo e statutario della FDA. Per affrontare questo problema, la FDA ha introdotto definizioni e disposizioni aggiuntive all’interno del nuovo QMSR.
Uno degli obiettivi principali del QMSR era semplificare e snellire il regolamento. Pertanto, ove possibile, la FDA ha adottato il requisito ISO 13485 senza modifiche o ha creato un requisito che sostituisce il requisito correlato nella norma ISO 13485. Ci sono alcune eccezioni in cui la FDA ha chiarito concetti o aumentato clausole specifiche nella norma ISO 13485, ma nel complesso, la FDA non sta modificando le clausole nella norma ISO 13485.
Disposizioni principali del QMSR
Il 21CFR820 è stato modificato principalmente tramite IBR i requisiti QMS della norma ISO 13485:2016.
Titolo del regolamento modificato, da QSR a QMSR.
Il QMSR mantiene lo stesso ambito del QSR: produttori di dispositivi medici finiti. Le disposizioni sono applicabili a qualsiasi dispositivo finito, destinato all’uso umano, che viene fabbricato, importato o offerto per l’importazione in qualsiasi Stato o Territorio degli Stati Uniti, nel Distretto di Columbia o nel Commonwealth di Porto Rico.
Il QMSR ha modificato molte delle disposizioni e ha stabilito requisiti e disposizioni aggiuntive che chiariscono alcune aspettative e alcuni concetti utilizzati nella norma ISO 13485.
Il QMSR mantiene requisiti specifici specifici per le normative statunitensi: Unique Device Identification (UDI), Medical Device Tracking Requirements (tracciabilità), gestione dei reclami, Medical Device Reporting e avvisi consultivi.
Adottando la norma ISO 13485:2016, il QMSR incorpora la gestione del rischio in tutti i suoi requisiti e sottolinea esplicitamente le attività di gestione del rischio e il processo decisionale basato sul rischio come elementi importanti di un sistema di qualità efficace. L’integrazione del processo di gestione del rischio durante l’intero ciclo di vita del dispositivo è ora più chiara.
La FDA ha apportato modifiche conformi al 21 CFR parte 4 per chiarire i requisiti QMS del dispositivo per i prodotti combinati. Queste modifiche non influiscono sui requisiti CGMP per i prodotti combinati.
Da FDA QSR a QMSR: i grandi cambiamenti
La FDA è stata un forte partecipante allo sviluppo della norma ISO 13485, quindi non sorprende che i requisiti tra il QSR (attuale 21CFR820) e la norma ISO 13485:2016 fossero già sostanzialmente simili e le modifiche QMSR non alterano fondamentalmente i requisiti per il QSR.
Tuttavia, ci sono alcuni cambiamenti significativi di cui i produttori devono essere consapevoli per garantire un’efficace transizione da QSR a QMSR:
- Struttura del QMSR: i titoli e le sottosezioni del QMSR sono stati rivisti per allinearli alla norma ISO 13485:2016 e rimuove quelle sottosezioni che la FDA ha stabilito essere sostanzialmente simili.
[Riservato] significa che attualmente non ci sono contenuti obbligatori in quella sezione, ma in futuro, la FDA potrebbe stabilire nuovi requisiti lì.
Incorporazione per riferimento: la FDA ha incorporato per riferimento l’attuale versione 2016 della norma ISO 13485 e l’attuale versione 2015 della Clausola 3 della norma ISO 9000.
- Terminologia (QMSR 820.3):
- Le definizioni nella Clausola 3 della norma ISO 13485 e della norma ISO 9000 si applicano ora al QMSR, ad eccezione dei termini specificati nel §820.3(b) o forniti come definizioni statutarie nella sezione 201(h) del FD&C Act (21 USC 321). I termini inclusi sono dispositivo medico impiantabile, produttore, organizzazione, rilavorazione e sicurezza e prestazioni.
- Il QMSR definisce cinque termini aggiuntivi che non sono definiti nella norma ISO 13485 e nella Clausola 3 della norma ISO 9000: Componente, FD&C Act, Dispositivo finito, Cellula umana, tessuto o prodotto cellulare o a base di tessuto (HCT/P) regolamentato come dispositivo, Rimproduttore.
- Tutti i riferimenti al Device Master Record sono stati rimossi, a favore del termine ISO 13485 ‘fascicolo del dispositivo medico’.
- Requisiti aggiuntivi (QMSR 820.10): La sezione §820.10(b)(i) attraverso (iv) (Requisiti per un sistema di gestione della qualità) collega le clausole ISO 13485 corrispondenti con i requisiti FDA applicabili aggiuntivi per il dispositivo medico:
- 21 CFR Parte 830: Unique Device Identification (UDI) (Clausola 7.5.8 ISO 13485:2016)
- 21 CFR Parte 821: Medical Device Tracking Requirements (tracciabilità) (Clausola 7.5.9.1 ISO 13485:2016)
- 21 CFR Parte 803: Medical Device Reporting (Clausola 8.2.3 ISO 13485:2016)
- 21 CFR 806: Medical Devices; Reports of Corrections and Removals (Clausole 7.2.3, 8.2.3 e 8.3.3 ISO 13485:2016)
- Controllo dei record (QMSR 820.35):
- Il QMSR adotta i requisiti di controllo dei record che si trovano nella clausola 4.2.5 della norma ISO 13485:2016.
- Oltre a soddisfare i requisiti della norma ISO 13485:2016, Clausola 4.2.5, i produttori devono anche soddisfare i requisiti aggiuntivi nella Sezione §820.35, Controllo dei record:
- Informazioni richieste dal 21 CFR Parte 803 relative alle attività di reclamo e assistenza.
- Documentazione richiesta per soddisfare i requisiti Unique Device Identification (UDI) del 21 CFR Parte 830.
- Riservatezza dei record inviati e ricevuti dalla FDA.
- Etichettatura e imballaggio (QMSR 820.45): agli occhi della FDA, la norma ISO 13485:2016 non “affronta adeguatamente l’ispezione dell’etichettatura da parte del produttore”. Pertanto, la FDA ha mantenuto le sue disposizioni dall’attuale QSR in quanto le ritiene superiori. Ciò significa che i produttori dovranno seguire la clausola 7.5.1 della norma ISO 13485 e la sezione 820.45 del QMSR.
- Gestione del rischio: il QMSR si allinea alla norma ISO 13485:2016 sottolineando la gestione proattiva del rischio durante l’intero ciclo di vita del prodotto, dalla progettazione e sviluppo alla produzione e alle attività post-commercializzazione.
Cosa succede se la norma ISO 13485:2016 viene rivista?
Gli standard ISO vengono regolarmente rivisti e possono essere aggiornati ogni cinque anni. Eventuali future revisioni della norma ISO 13485 dovrebbero essere valutate per determinare l’impatto delle modifiche e se il QMSR debba essere modificato. Se necessario, le modifiche al QMSR saranno implementate attraverso la definizione delle regole.
Quali aziende sono interessate da questo cambiamento normativo?
Il seguente tipo di aziende può essere interessato da questo cambiamento:
– Produttori statunitensi di dispositivi medici finiti e dispositivi medici in vitro.
– Aziende straniere di dispositivi medici e dispositivi medici in vitro che esportano negli Stati Uniti.
– Fornitori di materiali, componenti o parti di dispositivi finiti e fornitori di servizi e rigeneratori di terze parti fondamentali per la sicurezza, le prestazioni o la conformità normativa del dispositivo finito.
Sebbene queste aziende non rientrino nell’ambito del 21CFR820 (820.1-Ambito), lo stesso regolamento le incoraggia a rispettare i requisiti applicabili del QMSR e la FDA ha l’autorità legale per ispezionare qualsiasi azienda coinvolta nella produzione o nel controllo di dispositivi medici, se il loro lavoro è fondamentale per la sicurezza, le prestazioni o la conformità normativa del dispositivo finale.
Inoltre, queste aziende possono avere un accordo tecnico di qualità in atto con il produttore del dispositivo finito che stabilisce l’obbligo di rispettare le parti applicabili del regolamento e/o della norma ISO 13485.
In che modo Rephine può aiutare le aziende ad adattarsi al nuovo QMSR?
Man mano che si avvicina la data di transizione effettiva, il 2 febbraio 2026, è essenziale pianificare e implementare correttamente le modifiche necessarie. Rephine, in qualità di società di consulenza sulla qualità e normativa per l’industria dei dispositivi medici, può supportare le aziende interessate dal passaggio da QSR a QMSR in tutte le fasi raccomandate:
- Identificare e comprendere le modifiche normative. Acquisire familiarità con QMSR, ISO 13485:2016 e Clausola 3 della norma ISO 9000:2015.
- Condurre un’analisi delle lacune del SGQ e delle procedure attuali per identificare le lacune nel soddisfare i requisiti normativi. Identificare le differenze.
- Rivedere i processi e le procedure per incorporare le modifiche necessarie.
- Formare i dipendenti sui processi e le procedure rivisti.
- Audit interni per valutare l’implementazione dei requisiti QMSR.
