D’une rigueur reproductible et d’une expertise éprouvée à des pratiques hautement éthiques et transparentes
Alasdair Leckie, vice-président, Services d’audit, Rephine
Comme dans tout autre domaine de la vie et des affaires, le calibre et la valeur d’un service et d’un produit d’audit varient en fonction du fournisseur concerné. Cela aura une incidence sur les résultats et leur crédibilité, ce qui aura à son tour un impact sur le risque mesuré et géré. En d’autres termes, l’audit est loin d’être un simple exercice de vérification. Il fait partie intégrante du maintien et de la démonstration de la qualité et de la sécurité, et chez Rephine, nous prenons cela très au sérieux.
Lors de notre récent symposium, j’ai expliqué comment nous fixons et atteignons les normes les plus élevées, de manière cohérente et démontrable. Nous accordons une importance considérable au Gold Standard que nous nous sommes fixé, ainsi qu’à l’industrie à l’échelle mondiale, et ce n’est pas un hasard si ces efforts sont désormais synonymes de notre marque.
Mais qu’entendons-nous par notre approche « Gold Standard » de l’audit ?
Il s’agit essentiellement d’un processus que nous avons « affiné » au fil de nombreuses années, afin de garantir un service d’audit impartial, éthique et de qualité toujours élevée.
Expérience, expertise et rigueur du processus
À la base, il y a notre grande expérience. Nous sommes en activité depuis plus d’un quart de siècle maintenant, période durant laquelle nous avons réalisé plus de 4 500 audits. Grâce à cette vaste expérience, nous avons rencontré toutes sortes de situations et de scénarios, accumulant une richesse de connaissances qui nous a permis de distiller et de perfectionner un modèle optimisé.
Surtout, nous avons également appris qu’une approche efficace de l’audit doit être flexible et laisser place à une amélioration continue, en fonction des changements dans l’industrie et des changements dans les exigences des différentes parties prenantes au sein du processus d’audit.
Cette grande expérience est égalée par le niveau élevé d’expertise de nos auditeurs, ce qui est essentiel pour soutenir la qualité globale du service que nous fournissons à nos clients à l’échelle mondiale. C’est le professionnalisme constant de nos auditeurs, par exemple, qui a suscité une telle confiance parmi les fabricants que nous auditons, ce qui encourage à son tour leur coopération, leur transparence et leur ouverture.
Notre approche Gold Standard est également soutenue par notre système interne de gestion de la qualité, qui est basé sur la norme ISO 17020 et soutient la production de rapports d’audit cohérents et de haute qualité.
De toute évidence, notre service doit être impartial, afin de garantir que les utilisateurs de nos rapports puissent faire confiance et se fier à l’objectivité et à l’intégrité absolues de nos rapports d’audit.
Tout aussi important, le service d’audit doit répondre aux besoins des parties prenantes concernées, ce qui signifie maximiser le temps limité dont disposent nos auditeurs sur place, qui pourrait ne pas dépasser 1 à 2 jours. Notre approche garantit que nos auditeurs utilisent ce temps de la manière la plus efficace possible pour leur permettre de produire un résultat de haute qualité, basé sur les risques réels identifiés au cours de l’audit.
Mais creusons plus profondément sous la surface, pour mettre en évidence la différence qu’un audit Gold Standard peut faire dans la pratique, en commençant par l’indépendance du processus d’audit de Rephine.
Impartialité, confidentialité et transparence
Au cours de tout audit, qu’il soit interne ou externe, il est important que l’auditeur soit indépendant du domaine ou de l’organisation audités afin d’éliminer tout risque de biais ou d’obstacle à une objectivité totale. Tout conflit d’intérêts potentiel remettrait en question les conclusions, sapant la crédibilité du rapport et les normes éthiques élevées auxquelles nous nous tenons.
Chez Rephine, nous sommes fiers de l’intégrité à toute épreuve de nos rapports et de nos conclusions. Une objectivité totale est également attendue par les organismes de réglementation, qui ont des règles strictes concernant les conflits d’intérêts potentiels dans les audits de qualité/sécurité. L’EMA, par exemple, souligne le risque de conflit s’il existe une relation commerciale entre l’organisation effectuant l’audit et l’organisation auditée ; ou un conflit personnel de la part de l’auditeur s’il a été employé par l’organisation auditée au cours des trois dernières années, ou s’il a un intérêt financier dans celle-ci. Tout cela devrait également être abordé dans les accords contractuels techniques.
Étant donné que notre système de gestion de la qualité est basé sur la norme ISO 17020, nous sommes déjà en bonne position pour garantir l’absence de conflits d’intérêts. Afin de démontrer une impartialité totale au lecteur du rapport d’audit, chaque auditeur de Rephine signera une déclaration d’absence de conflit d’intérêts pour chaque audit qu’il effectue, qui est incluse dans le rapport d’audit. Nous évaluons également l’impartialité dans le cadre de notre processus de qualification des auditeurs, ainsi que dans notre contrat avec eux.
À l’autre extrémité du spectre, nous avons également un accord de service entre Rephine et chaque commanditaire d’audit, basé sur le chapitre 7 de la partie 1 des BPF de l’UE, qui décrit les responsabilités de chaque partie envers l’engagement d’impartialité dans un audit. Enfin, nous veillons à ce que tous nos employés soient pleinement formés et exercent leurs rôles et responsabilités d’une manière qui atténue tout risque lié à des conflits d’intérêts potentiels.
La confidentialité et la transparence sont également essentielles au sein du processus d’audit, et sont à nouveau des éléments clés de l’audit Gold Standard de Rephine. La confidentialité est établie par le biais d’accords connexes et de contrats de travail (et d’une formation approfondie), ainsi que par le biais d’accords de confidentialité/de non-divulgation avec d’autres parties prenantes et clients, etc.
Encore une fois, nos systèmes internes soutiennent tout cela, étant conçus pour limiter l’accès aux informations confidentielles à ceux qui en ont besoin pour traiter une demande.
La confiance dans les rapports d’audit repose également sur la transparence, cependant – et cela s’étend sur tout le cycle de vie de l’audit afin de garantir l’intégrité, l’intégrité et, en fin de compte, la convivialité du rapport d’audit.
L’importance du travail préparatoire pour cibler les inspections
Une fois que toutes ces qualités fondamentales ont été établies, le rôle de l’expertise, de l’expérience et des processus optimisés de Rephine prend tout son sens. Il s’agit de s’assurer que le commanditaire du rapport tire tout ce dont il a besoin d’un audit, et que rien d’important n’est négligé – même si des contraintes de temps affectent le travail que les auditeurs peuvent effectuer sur place.
Nous effectuons beaucoup de travail préparatoire important, par exemple, pour établir ce qui est déjà connu, ce qui a pu se produire auparavant et toute autre considération qui aidera à concentrer le temps de nos auditeurs sur place. Nous effectuons autant de travail préparatoire que possible avant l’évaluation sur place – un processus que nous avons encore affiné pendant la pandémie, lorsqu’il y avait de très réelles limitations physiques aux audits sur place. Tout cela signifie que notre temps sur place peut être très ciblé, sur les domaines d’intérêt critiques ou les facteurs spécifiques nécessitant un suivi, parallèlement aux considérations habituelles d’un audit plus général.
Étant donné que nos auditeurs sont très expérimentés et travaillent dur pour s’engager positivement avec les audités – y compris le travail préparatoire essentiel à l’avance – Rephine est habile à extraire le maximum d’informations pendant les inspections. Nous savons ce qu’il faut rechercher, ce qui est important et la meilleure façon d’obtenir les informations clés nécessaires – par exemple en communiquant clairement et en vérifiant les réponses.
Nous sommes également très clairs et cohérents dans la façon dont nous présentons et structurons nos rapports, afin qu’ils soient faciles à assimiler par les personnes qualifiées ou d’autres parties intéressées qui veulent aller droit à l’essentiel.
Pour en savoir plus sur nos services d’audit, notre vaste bibliothèque de rapports d’audit en direct et préexistants, ou notre façon de travailler, contactez nos experts
