Diversi aspetti chiave contribuiscono al successo di un audit GMP. Tra questi, iniziare con il piede giusto: preparati.
La tua mentalità è molto importante. Non pensare mai “È solo un audit GMP… un API… ne ho fatti decine in tutto il mondo!”. Ognuno è una storia a sé.
Cosa mi serve per preparare un audit GMP?
A volte sei fortunato. Ti viene fornito il precedente rapporto di audit. Questo è un ottimo punto di partenza. Leggilo attentamente concentrandoti sulle osservazioni che sono state annotate. Questo ti dà un’idea dei punti deboli del sito che andrai a controllare. Essere a conoscenza di queste informazioni ti aiuterà a verificare, anche durante il tour del sito, se le CAPA proposte sono state efficaci o meno.
1. Il tempo è prezioso e non è mai abbastanza
Uno dei miei mantra da auditor preferiti è “Il tempo è prezioso e non è mai abbastanza”, quindi non sprecarlo. Torna al precedente rapporto di audit e individua i punti di forza. Ad esempio, un punto di forza del sito potrebbe essere l’attrezzatura dedicata per il prodotto in questione. Ciò significa che puoi risparmiare tempo durante la revisione dei documenti: la convalida della pulizia non è mai un argomento facile. Conoscere in anticipo i punti di forza ti aiuterà enormemente a sviluppare un approccio efficace all’audit basato sul rischio. Darai alta priorità agli argomenti che non sono stati rivisti o che si sono dimostrati non conformi durante il precedente audit.
Di solito, un buon rapporto di audit cita le principali modifiche che si sono verificate negli ultimi anni. Tieni a mente le modifiche che erano in corso e verificane lo stato durante l’audit. La necessità di una modifica può derivare dal desiderio dell’auditee di avere una struttura all’avanguardia, ma allo stesso tempo potrebbe evidenziare un punto debole che vale la pena approfondire.
2. Non scoprire nulla il giorno dell’audit che avresti potuto sapere prima
Sfrutta il più possibile lo sponsor dell’audit. Chiedi quali aree vogliono che siano coperte in profondità. Ci sono reclami o problemi sul prodotto fornito? Esiste un accordo tecnico di qualità che può essere condiviso per conoscere esattamente le responsabilità degli auditee e verificarle in loco? Esiste qualche altro tipo di documento che potrebbe essere utile per preparare l’audit che il cliente può condividere? Considera che sei completamente concentrato sulla preparazione dell’audit, ma il cliente sponsor potrebbe pensare solo “Che ne è di quell’audit al fornitore? È stato assegnato a un auditor a contratto?… Ok… saltiamo il prossimo punto nell’elenco.” Non aspettarti che qualcuno ti aiuti, ma fai tutto il possibile per arrivare preparato all’audit. Il mantra dell’auditor dice: “Non scoprire nulla il giorno dell’audit che avresti potuto sapere prima”.
3. Non essere timido nel chiedere all’auditee
Spesso accade che un auditor debba fare affidamento solo sul supporto degli auditee per preparare l’audit. Questa situazione è meno favorevole, ma può comunque fornire informazioni utili.
Una volta che hai ricevuto un incarico per l’audit di un sito di cui non hai alcuna conoscenza pregressa, inizia a fare ricerche online sull’azienda, dando un’occhiata al loro sito web. Qui, puoi spesso trovare informazioni utili sulla storia dell’azienda e sui precedenti di ispezioni normative. Alcune aziende caricano le certificazioni disponibili. Con un paio di clic puoi saperne un po’ di più sul tuo prossimo auditee.
Il passo successivo è inviare un’agenda agli auditee e chiedere in anticipo della documentazione. Uno strumento molto comune per raccogliere informazioni potrebbe essere un questionario pre-audit. Nelle mie precedenti esperienze come specialista QA che lavora nell’industria farmaceutica, il questionario non è visto di buon occhio, soprattutto quando ci vuole un giorno lavorativo per compilarlo. Cerca di essere saggio nel chiedere informazioni di base: dettagli sull’organico, ultime ispezioni ricevute dalle autorità sanitarie, caratteristiche principali dei blocchi di produzione (dedicati/multiuso; produzione di ß-lattamici/HPAPI), sistemi computerizzati disponibili con un impatto GMP. L’obiettivo è riceverlo in tempo utile per essere preparati per l’audit.
Ecco un altro importante mantra dell’auditor: “Non essere timido nel chiedere all’auditee”.
Non sono affatto timido nel chiedere documentazione agli auditee. Il peggio che può capitare è ricevere una risposta politicamente corretta come “La nostra politica interna sulla documentazione non consente di condividere alcun documento via e-mail, ma sarà disponibile il giorno dell’audit per la revisione”. Tuttavia, troverai anche alcuni auditee molto collaborativi e aperti. Cosa mi piace ricevere? Il Site Master File, anche una versione aperta meno dettagliata di quella completa, è sicuramente un regalo apprezzato dagli auditee. Contiene una ricchezza di informazioni molto utili per prepararsi all’audit, a volte includendo anche layout, elenchi dei fornitori qualificati, diagramma del sistema di acqua purificata. Cerco sempre di ottenere il Site Master File chiedendolo alla prima comunicazione e addolcendo la richiesta: “[…] nel caso in cui poteste fornire l’SMF, non è necessario restituire il questionario pre-audit compilato.” A volte funziona.
Probabilmente a causa della mia formazione – sono un chimico – altri documenti sempre inclusi nella mia lista dei desideri agli auditee sono la Route of Synthesis per l’API in questione e un diagramma di flusso del processo, uno completo (con dettagli sulle attrezzature coinvolte e sugli IPC) se possibile. Una revisione attenta di questi ti aiuterà a risparmiare tempo durante la visita dei blocchi di produzione e a porre domande ben mirate.
4. Non hai più la tua libertà investigativa, sii consapevole!
Un’adeguata preparazione prima di condurre un audit è diventata ancora più importante dalla crescita forzata della modalità remota. Qui, a mio parere, è molto importante sapere in anticipo come gli auditee intendono organizzare l’audit: una revisione esclusiva dei documenti, un tour virtuale in tempo reale e una revisione dei documenti, contributi video già pronti e una revisione dei documenti. Sulla base di questo, l’auditor deve adeguare la strategia di preparazione. Probabilmente la situazione migliore che puoi affrontare, al posto di un audit in loco, è la combinazione di un “tour virtuale in tempo reale + revisione dei documenti”. Per essere adeguatamente preparato, inizia fin dall’inizio a ripetere questo mantra dell’auditor “Non hai più la tua libertà investigativa, sii consapevole!”. Cosa intendo con questo? Semplicemente che con la modalità remota, l’auditor è privato della libertà investigativa che è alla base di questa attività. Eri solito farti un’impressione solo con uno sguardo, raccogliere un’informazione interrogando un operatore, chiedere (senza preavviso) di rivedere un documento a supporto di un’intuizione. Dimentica questo. Non voglio passare per il solito italiano romantico, ma la poesia dell’audit è stata improvvisamente interrotta nell’era COVID. Preparati per un’esperienza asettica dove le tue soft skills sono quasi inutili.
Con un tour virtuale in tempo reale in programma, chiedi agli auditee di fornirti i layout delle aree GMP principali (magazzini, blocchi di produzione) e rivedili attentamente prima. Questo ti aiuterà a mantenere la direzione mentre la telecamera si muoverà. Chiedi agli auditee di scansionare alcuni dei moduli che avresti rivisto durante il tour in un audit in loco, ad esempio i registri di utilizzo/pulizia delle attrezzature. Rivedere questo attraverso la telecamera durante un tour virtuale richiede più tempo. Prepara un elenco molto dettagliato dei documenti che vuoi ispezionare durante la revisione virtuale. Questo aiuterà gli auditee ad avere la documentazione pronta durante il giorno dell’audit. Non aver paura di chiedere più di quanto potresti probabilmente rivedere. Chiedi agli auditee se possono fornire SOP per la revisione. Ad esempio, richiederei procedure che regolano l’abbigliamento, i flussi di personale e materiali, la prevenzione della contaminazione incrociata all’interno dei blocchi di produzione. Tutto questo, insieme al tour virtuale, contribuirà a darti un quadro più preciso sul modo in cui vengono gestite le attività di produzione.
È chiaro che c’è molto da fare per essere preparati a un audit GMP virtuale.
Ogni auditor ha i suoi mantra, basati sulla formazione e sull’esperienza. Spero che quelli che ho condiviso possano essere utili, magari a un auditor alle prime armi, per essere pronto – in un sito cinese o in salotto – in un giorno sempre emozionante e irripetibile, il giorno dell’audit.
Informazioni sull’autore
Alessandro Manni, BSc, Ph.D. Consulente e Auditor
Alessandro Manni ha 15 anni di esperienza nel settore farmaceutico.
Ha iniziato a lavorare nel 2003 come chimico organico in un centro di ricerca spin-off finanziato dalle principali aziende farmaceutiche italiane. Il suo compito principale era la sintesi e la caratterizzazione di farmaci candidati sia mediante chimica in soluzione che in fase solida.
Nel 2006 è passato a un’azienda che produceva API sfusi, iniziando la sua prima esperienza nella Garanzia di Qualità e acquisendo una solida esperienza nella convalida di processi/pulizia e nella qualifica delle attrezzature. Nel tempo le sue responsabilità hanno incluso anche altri campi chiave della gestione del sistema di qualità come la revisione della qualità del prodotto, la formazione GMP e il controllo delle modifiche. Durante questi anni Alessandro ha maturato una forte esperienza nella gestione delle ispezioni di clienti e autorità.
Nel 2015 ha accettato un ruolo come Senior QA presso un’azienda farmaceutica che produce antibiotici sterili. Il suo background professionale si è esteso alla qualifica dei fornitori e agli audit interni ed esterni. Come auditor si è occupato dell’audit di fornitori di API, eccipienti e materiali di confezionamento in tutto il mondo, acquisendo una significativa esperienza sull’intero processo di audit. Nel 2017 è stato nominato QA Validation Manager assumendosi la responsabilità di tutte le attività di convalida/qualifica del sito, ma mantenendo il suo ruolo di auditor interno/esterno.
Da giugno 2018 Alessandro è un consulente GMP indipendente a tempo pieno (audit e formazione GMP).
Alessandro ha una laurea in Chimica Pura presso l’Università di Roma “La Sapienza” e un dottorato di ricerca in Ingegneria dei Materiali presso l’Università Politecnica delle Marche. Ha trascorso un anno (2001) con una borsa di studio Marie Curie presso il Max-Planck Institute for Polymer Research (Mainz, Germania).
