Verschiedene Schlüsselaspekte tragen zum Erfolg eines GMP-Audits bei. Einer davon ist ein guter Start: Seien Sie darauf vorbereitet.
Ihre Denkweise ist sehr wichtig. Denken Sie niemals: „Es ist nur ein GMP-Audit … ein API … ich habe schon Dutzende davon weltweit durchgeführt!“. Jedes ist eine ganz andere Geschichte.
Was benötige ich zur Vorbereitung eines GMP-Audits?
Manchmal hat man Glück. Ihnen wird der vorherige Auditbericht zur Verfügung gestellt. Dies ist ein sehr guter Ausgangspunkt. Lesen Sie ihn sorgfältig und konzentrieren Sie sich auf die festgestellten Beobachtungen. Dies gibt Ihnen eine Vorstellung von den Schwachstellen des Standorts, den Sie auditieren werden. Wenn Sie sich dieser Informationen bewusst sind, können Sie überprüfen, auch während des Rundgangs, ob die vorgeschlagenen CAPAs wirksam waren oder nicht.
1. Zeit ist kostbar, und man hat nie genug
Eines meiner Lieblings-Auditoren-Mantras lautet: „Zeit ist kostbar, und man hat nie genug“, also verschwenden Sie sie nicht. Gehen Sie zurück zum vorherigen Auditbericht und finden Sie die Stärken heraus. Ein starker Punkt des Standorts könnte beispielsweise eine dedizierte Ausrüstung für das betreffende Produkt sein. Dies bedeutet, dass Sie Zeit bei der Dokumentenprüfung sparen können: Reinigungsvalidierung ist nie ein einfaches Thema. Wenn Sie die guten Punkte im Voraus kennen, hilft Ihnen dies enorm bei der Entwicklung eines effektiven risikobasierten Ansatzes für das Audit. Sie werden Themen, die während des vorherigen Audits nicht überprüft wurden oder sich als nicht konform erwiesen haben, hohe Priorität einräumen.
Normalerweise zitiert ein guter Auditbericht die wichtigsten Änderungen, die in den letzten Jahren stattgefunden haben. Behalten Sie die laufenden Änderungen im Auge und überprüfen Sie deren Status während des Audits. Die Notwendigkeit einer Änderung kann sich aus dem Wunsch des Auditierten nach einer modernen Einrichtung ergeben, kann aber gleichzeitig auf eine Schwachstelle hinweisen, die es wert ist, weiter untersucht zu werden.
2. Entdecken Sie am Audittag nichts, was Sie vorher hätten wissen können
Nutzen Sie den Sponsor des Audits so gut wie möglich. Fragen Sie, welche Bereiche sie eingehend abgedeckt haben möchten. Gibt es Beschwerden oder Probleme mit dem gelieferten Produkt? Gibt es eine Qualitätstechnische Vereinbarung, die weitergegeben werden kann, um die Verantwortlichkeiten des Auditierten genau zu kennen und diese vor Ort zu überprüfen? Gibt es andere Arten von Dokumenten, die bei der Vorbereitung des Audits hilfreich sein könnten und die der Kunde weitergeben kann? Bedenken Sie, dass Sie sich voll und ganz auf die Auditvorbereitung konzentrieren, der Sponsor-Kunde aber möglicherweise nur denkt: „Was ist mit dem Audit beim Lieferanten? Wurde es einem Vertragsprüfer zugewiesen?…Ok…überspringen wir den nächsten Punkt auf der Liste.“ Erwarten Sie nicht, dass Ihnen jemand hilft, aber tun Sie alles, was Sie können, um vorbereitet zum Audit zu erscheinen. Das Auditoren-Mantra sagt: „Entdecken Sie am Audittag nichts, was Sie vorher hätten wissen können“.
3. Scheuen Sie sich nicht, den Auditierten zu fragen
Es kommt häufig vor, dass sich ein Auditor bei der Vorbereitung des Audits nur auf die Unterstützung des Auditierten verlassen muss. Diese Situation ist weniger günstig, kann aber dennoch nützliche Informationen liefern.
Sobald Sie einen Auftrag zur Auditierung eines Standorts erhalten haben, über den Sie keine Vorkenntnisse haben, beginnen Sie mit der Online-Recherche über das Unternehmen und werfen Sie einen Blick auf dessen Website. Hier finden Sie oft nützliche Informationen über die Unternehmensgeschichte und die Aufzeichnungen über behördliche Inspektionen. Einige Unternehmen laden die verfügbaren Zertifizierungen hoch. Mit ein paar Klicks können Sie etwas mehr über Ihren nächsten Auditierten erfahren.
Der nächste Schritt besteht darin, eine Agenda an die Auditierten zu senden und vorab einige Unterlagen anzufordern. Ein sehr gängiges Instrument zur Informationsbeschaffung könnte ein Fragebogen vor dem Audit sein. Nach meinen bisherigen Erfahrungen als QA-Spezialist in der Pharmaindustrie wird der Fragebogen nicht positiv gesehen, insbesondere wenn es einen Arbeitstag dauert, ihn auszufüllen. Versuchen Sie, bei der Anforderung grundlegender Informationen klug vorzugehen: Details zur Mitarbeiterzahl, letzte Inspektionen durch die Gesundheitsbehörden, Hauptmerkmale der Produktionsblöcke (dediziert/Mehrzweck; ß-Lactam/HPAPI-Produktion), verfügbare computergestützte Systeme mit GMP-Auswirkungen. Ziel ist es, diese rechtzeitig zu erhalten, um auf das Audit vorbereitet zu sein.
Hier kommt ein weiteres wichtiges Auditoren-Mantra: „Scheuen Sie sich nicht, den Auditierten zu fragen“.
Ich scheue mich überhaupt nicht, die Auditierten nach Unterlagen zu fragen. Das Schlimmste, was passieren kann, ist, eine politisch korrekte Antwort zu erhalten, wie z. B. „Unsere interne Richtlinie zur Dokumentation erlaubt es nicht, Dokumente per E-Mail weiterzugeben, aber diese werden am Audittag zur Überprüfung zur Verfügung stehen.“ Sie werden aber auch einige Auditierte finden, die sehr kooperativ und offen sind. Was möchte ich erhalten? Das Site Master File, selbst eine offene Version, die weniger detailliert ist als die vollständige, ist definitiv ein geschätztes Geschenk der Auditierten. Es enthält eine Fülle von Informationen, die sehr hilfreich sind, um sich auf das Audit vorzubereiten, manchmal auch Layouts, Listen der qualifizierten Auftragnehmer, Diagramme des gereinigten Wassersystems. Ich versuche immer, das Site Master File zu erhalten, indem ich es bei der allerersten Kommunikation anfordere und die Anfrage beschönige: „[…] falls Sie das SMF zur Verfügung stellen könnten, ist es nicht erforderlich, den Fragebogen vor dem Audit ausgefüllt zurückzusenden.“ Manchmal funktioniert es.
Wahrscheinlich aufgrund meiner Ausbildung – ich bin Chemiker – sind andere Dokumente, die immer in meiner Wunschliste an die Auditierten enthalten sind, der Syntheseweg für den betreffenden API und ein Prozessflussdiagramm, ein umfassendes (mit Details zu den beteiligten Geräten und zu IPCs), wenn möglich. Eine sorgfältige Überprüfung dieser Dokumente hilft Ihnen, Zeit zu sparen, während Sie die Produktionsblöcke besichtigen, und gut durchdachte Fragen zu stellen.
4. Sie haben Ihre Untersuchungsfreiheit nicht mehr, seien Sie sich dessen bewusst!
Eine angemessene Vorbereitung vor der Durchführung eines Audits ist noch wichtiger geworden, seit dem erzwungenen Wachstum der Remote-Modalität. Hier ist es meiner Meinung nach sehr wichtig, im Voraus zu wissen, wie die Auditierten das Audit organisieren wollen: eine ausschließliche Dokumentenprüfung, eine virtuelle Echtzeit-Besichtigung und eine Dokumentenprüfung, vorgefertigte Videobeiträge und eine Dokumentenprüfung. Auf dieser Grundlage muss der Auditor die Vorbereitungsstrategie anpassen. Wahrscheinlich ist die beste Situation, der Sie anstelle eines Vor-Ort-Audits begegnen können, die Mischung aus einer „virtuellen Echtzeit-Besichtigung + Dokumentenprüfung“. Um angemessen vorbereitet zu sein, beginnen Sie von Anfang an, dieses Auditoren-Mantra zu wiederholen: „Sie haben Ihre Untersuchungsfreiheit nicht mehr, seien Sie sich dessen bewusst!“. Was meine ich damit? Einfach, dass dem Auditor mit der Remote-Modalität die Untersuchungsfreiheit entzogen wird, die die Grundlage dieser Tätigkeit ist. Früher haben Sie sich nur mit einem Blick einen Eindruck verschafft, ein Informationsstück gesammelt, indem Sie einen Bediener befragt haben, (ohne Vorankündigung) die Überprüfung eines Dokuments angefordert, um eine Intuition zu untermauern. Vergessen Sie das. Ich möchte nicht als der übliche romantische Italiener gelten, aber die Poesie des Audits wurde in der COVID-Ära abrupt unterbrochen. Seien Sie auf eine aseptische Erfahrung vorbereitet, bei der Ihre Soft Skills fast nutzlos sind.
Wenn eine virtuelle Echtzeit-Besichtigung im Zeitplan steht, fordern Sie die Auditierten auf, Ihnen die Layouts der GMP-Kernbereiche (Lagerhäuser, Produktionsblöcke) zur Verfügung zu stellen, und überprüfen Sie diese sorgfältig vorher. Dies hilft Ihnen, die Richtung beizubehalten, während sich die Kamera bewegt. Bitten Sie die Auditierten, einige der Formulare zu scannen, die Sie während der Besichtigung in einem Vor-Ort-Audit überprüft hätten, z. B. Protokolle zur Geräteverwendung/Reinigung. Die Überprüfung dieser über die Kamera während einer virtuellen Besichtigung erfordert mehr Zeit. Erstellen Sie eine sehr detaillierte Liste der Dokumente, die Sie während der virtuellen Überprüfung einsehen möchten. Dies hilft den Auditierten, die Dokumentation am Audittag bereitzuhalten. Scheuen Sie sich nicht, mehr zu verlangen, als Sie wahrscheinlich überprüfen könnten. Fragen Sie die Auditierten, ob sie SOPs zur Überprüfung bereitstellen können. Ich würde beispielsweise Verfahren anfordern, die die Bekleidung, den Personal- und Materialfluss sowie die Verhinderung von Kreuzkontamination innerhalb der Produktionsblöcke regeln. All dies trägt zusammen mit der virtuellen Besichtigung dazu bei, Ihnen ein genaueres Bild von der Art und Weise zu vermitteln, wie Produktionsaktivitäten verwaltet werden.
Es ist klar, dass es viel zu tun gibt, um auf ein virtuelles GMP-Audit vorbereitet zu sein.
Jeder Auditor hat seine/ihre eigenen Mantras, basierend auf Ausbildung und Erfahrung. Ich hoffe, die von mir geteilten könnten nützlich sein, vielleicht für einen unerfahrenen Auditor, um bereit zu sein – in einem chinesischen Standort oder im Wohnzimmer – an einem immer aufregenden und einmaligen Tag, dem Audittag.
Über den Autor
Alessandro Manni, BSc, Ph.D. Berater und Auditor
Alessandro Manni verfügt über 15 Jahre Erfahrung in der Pharmaindustrie.
Er begann seine Tätigkeit im Jahr 2003 als organischer Chemiker in einem Spin-off-Forschungszentrum, das von führenden italienischen Pharmaunternehmen finanziert wurde. Seine Hauptaufgabe war die Synthese und Charakterisierung von Arzneimittelkandidaten sowohl durch Lösungs- als auch durch Festphasenchemie.
Im Jahr 2006 wechselte er zu einem Unternehmen, das Bulk-APIs herstellte, und begann seine erste Erfahrung in der Qualitätssicherung und erwarb einen soliden Hintergrund in der Prozess-/Reinigungsvalidierung und in der Gerätequalifizierung. Im Laufe der Zeit umfassten seine Verantwortlichkeiten auch andere Schlüsselfelder des Qualitätsmanagementsystems wie Produktqualitätsprüfung, GMP-Schulung und Änderungskontrolle. In diesen Jahren sammelte Alessandro umfangreiche Erfahrungen im Umgang mit Kunden- und Behördeninspektionen.
Im Jahr 2015 übernahm er eine Rolle als Senior QA bei einem Pharmaunternehmen, das sterile Antibiotika herstellte. Sein beruflicher Hintergrund erstreckte sich auf die Qualifizierung von Lieferanten sowie auf interne und externe Audits. Als Auditor kümmerte er sich um die Auditierung von weltweiten Lieferanten von APIs, Hilfsstoffen und Verpackungsmaterialien und erwarb eine bedeutende Expertise im gesamten Auditierungsprozess. Im Jahr 2017 wurde er zum QA Validation Manager ernannt und übernahm die Verantwortung für alle Validierungs-/Qualifizierungsaktivitäten des Standorts, behielt aber seine Rolle als interner/externer Auditor bei.
Seit Juni 2018 ist Alessandro ein unabhängiger GMP-Berater in Vollzeit (Auditierung und GMP-Schulung).
Alessandro hat einen Abschluss in Reiner Chemie von der Universität Rom „La Sapienza“ und einen Ph.D. in Materialwissenschaften von der Polytechnischen Universität Marche. Er verbrachte ein Jahr (2001) mit einem Marie-Curie-Stipendium am Max-Planck-Institut für Polymerforschung (Mainz, Deutschland).
